Erstverwaltung bei Neubauten & neu gegründeten WEGs

Die Erstverwaltung einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) nimmt eine besondere Stellung ein. Sie bildet die Grundlage für die spätere Organisation und Funktionsfähigkeit der Gemeinschaft und unterscheidet sich in mehreren Punkten deutlich von der herkömmlichen WEG-Verwaltung. Insbesondere Bauträger stehen vor der Aufgabe, einen geeigneten Hausverwalter zu benennen, der die rechtlichen, organisatorischen und wirtschaftlichen Strukturen von Beginn an ordnungsgemäß aufbaut.

Von der Erstellung des ersten Wirtschaftsplans über die Organisation der ersten Eigentümerversammlung bis hin zur Festlegung der Gemeinschaftsordnung: Zahlreiche Maßnahmen fallen ausschließlich bei einer Erstverwaltung an und sind für die langfristige Stabilität der Gemeinschaft entscheidend. Zugleich gelten besondere gesetzliche Regelungen, wie die auf drei Jahre begrenzte Amtszeit des Erstverwalters, die der Gesetzgeber eingeführt hat, um mögliche Interessenkonflikte mit dem Bauträger zu vermeiden.

Der folgende Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über die Rechten und Pflichten des Erstverwalters, erläutert die gesetzlichen Rahmenbedingungen und zeigt auf, welche Maßnahmen einmalig zu Beginn einer Gemeinschaft getroffen werden müssen und welche in die reguläre Verwaltung übergehen.

Autor: Dennis Rudowski - 20.08.2025

1. Gesetzliche grundlagen und Amtszeit der Erstverwaltung

Die Bestellung eines Erstverwalters in einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) unterliegt besonderen gesetzlichen Regelungen. Gemäß § 26 Abs. 1 Satz 2 WEG ist die Laufzeit der Erstbestellung auf höchstens drei Jahre beschränkt. Diese zeitliche Begrenzung soll sicherstellen, dass der vom Bauträger eingesetzte Verwalter nicht dauerhaft im Amt bleibt und dadurch die Gefahr entsteht, dass Verwaltungsentscheidungen einseitig im Interesse des Bauträgers getroffen werden. Stattdessen soll den Wohnungseigentümern frühzeitig die Möglichkeit gegeben werden, in eigener Verantwortung über die Verwaltung ihres Gemeinschaftseigentums zu entscheiden.

Der Beginn der Amtszeit ist klar geregelt: Sie setzt mit dem Verkauf der ersten Eigentumswohnung ein und markiert damit den Zeitpunkt, ab dem der Erstverwalter die Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums trägt, selbst wenn zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Wohnungen verkauft oder bezogen sind.

Im Zuge der WEG-Reform 2020 wurde zudem die Abwahl von Verwaltern erleichtert. Eigentümergemeinschaften können seitdem den Verwalter mit einfacher Mehrheit jederzeit abberufen, auch während der Erstbestellung. Diese Anpassung stärkt die Position der Eigentümer und erhöht die Flexibilität, falls die Zusammenarbeit mit dem bestellten Erstverwalter nicht den Erwartungen entspricht.

2. Unterschiede zur normalen Verwaltung

Die Erstverwaltung einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) weist in mehrfacher Hinsicht Besonderheiten gegenüber der regulären Verwaltung auf. Diese ergeben sich sowohl aus der rechtlichen Ausgestaltung als auch aus den praktischen Rahmenbedingungen in der Gründungsphase.

Ein zentraler Unterschied betrifft die verkürzte Laufzeit der Erstbestellung. Während Verwalter in etablierten Gemeinschaften häufig für bis zu fünf Jahre bestellt werden, ist die Amtszeit des Erstverwalters nach § 26 Abs. 1 Satz 2 WEG auf maximal drei Jahre begrenzt. Damit soll sichergestellt werden, dass der vom Bauträger eingesetzte Verwalter nicht dauerhaft im Amt bleibt und die Eigentümer nach einer ersten Orientierungsphase eigenständig über die zukünftige Verwaltung entscheiden können.

Darüber hinaus bestehen potenzielle Interessenkonflikte mit dem Bauträger. Da der Erstverwalter häufig vom Bauträger bestellt wird, können bei Fragen der Abnahme des Gemeinschaftseigentums, der Behandlung von Baumängeln oder der Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen Zielkonflikte entstehen. Hier ist besondere Transparenz und Neutralität erforderlich, um das Vertrauen der Eigentümergemeinschaft zu gewährleisten.

Ein weiterer Unterschied liegt im fehlenden Erfahrungswert. In einer bestehenden WEG stützen sich Wirtschaftspläne und Abrechnungen auf Vergleichsdaten aus den Vorjahren. In der Erstverwaltung fehlen diese naturgemäß. Professionelle Hausverwaltungen arbeiten jedoch mit standardisierten Verfahren: Sie kalkulieren Kosten auf Grundlage von Erfahrungswerten vergleichbarer Objekte, nutzen Marktpreise für Dienstleistungen sowie regionale Durchschnittswerte für Betriebskosten. So kann auch ohne Vorjahresdaten ein belastbarer erster Wirtschaftsplan erstellt werden.

Trotz dieser strukturierten Vorgehensweise bleibt ein gewisser Unsicherheitsfaktor bestehen, da objektspezifische Besonderheiten oder unvorhersehbare Entwicklungen nicht vollständig kalkulierbar sind. Abweichungen zwischen Plan und tatsächlichen Kosten sind daher in der Anfangsphase üblich, lassen sich jedoch durch laufendes Controlling und eine frühzeitige Kommunikation mit den Eigentümern in geordnete Bahnen lenken.

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3. Rechte und Pflichten der Erstverwaltung

Die Erstverwaltung einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist durch eine Reihe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten geprägt, die die Grundlagen für das Funktionieren der Gemeinschaft legen. Dabei ist zu unterscheiden zwischen den rechtlichen Vorgaben, die bereits der Bauträger mit der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung schafft, und den Aufgaben, die unmittelbar von der Verwaltung wahrgenommen werden.

Während die Teilungserklärung in der Regel vom Bauträger erstellt und notariell beurkundet wird, knüpft die Hausverwaltung an dieser Basis an und übernimmt insbesondere folgende Pflichten:

Kaufmännische und organisatorische Aufgaben

  • Erstellung des ersten Wirtschaftsplans und Festsetzung des Hausgeldes auf Grundlage von Erfahrungswerten und Vergleichsdaten
  • Anlage und Führung einer Verwaltungs- und Eigentümerdokumentation
  • Einrichtung von Adresslisten, Bankkonten und Verwaltungsakten
  • Abschluss erster Dienstleistungsverträge (z. B. Reinigung, Hausmeister, Versicherungen)

Kommunikation und Gemeinschaftsaufbau

  • Einberufung und Durchführung der ersten Eigentümerversammlung
  • Transparente Information der Eigentümer über Rechte, Pflichten und Kosten
  • Unterstützung bei der Organisation des Gemeinschaftseigentums

Technische und rechtliche Begleitung

  • Dokumentation von Mängeln am Gemeinschaftseigentum
  • Kommunikation mit dem Bauträger zur Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen
  • Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwaltung im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes
  • Mit diesen Maßnahmen trägt die Erstverwaltung wesentlich dazu bei, den organisatorischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmen für eine funktionierende Gemeinschaft zu schaffen und die Interessen der Eigentümer von Beginn an zu sichern.

4. Einmalige und wiederkehrende Maßnahmen in der Erstverwaltung

Die Erstverwaltung einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) umfasst sowohl einmalige Aufgaben, die ausschließlich bei der Gründung anfallen, als auch wiederkehrende Maßnahmen, die fortlaufend von der Verwaltung wahrzunehmen sind.

Einmalige Maßnahmen
Zu den einmaligen Schritten zählen insbesondere die grundlegenden organisatorischen und rechtlichen Weichenstellungen:

  • Gemeinschaftsordnung und Teilungserklärung: Diese werden in der Regel vom Bauträger erstellt und notariell beurkundet. Sie bilden die rechtliche Basis für das Funktionieren der WEG.
  • Verteilungsschlüssel und interne Regeln: Der Bauträger legt in der Teilungserklärung fest, wie Kosten und Lasten verteilt werden, etwa für Heizung, Aufzug oder Instandhaltungsrücklagen. Später kann die Eigentümergemeinschaft diesen Schlüssel durch Beschluss anpassen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Der WEG-Verwalter ist anschließend für die korrekte Anwendung und transparente Abrechnung verantwortlich.
  • Erster Wirtschaftsplan und Hausgeld: Erstellung eines initialen Finanzplans auf Grundlage von Erfahrungswerten und Vergleichsdaten sowie Festlegung des monatlichen Hausgeldes.
  • Initiale Organisation: Anlage von Verwaltungsakten, Einrichtung von Bankkonten, Aufbau von Dokumentationssystemen und Einführung der Eigentümer in die Verwaltungsstrukturen.

Wiederkehrende Maßnahmen
Neben diesen einmaligen Grundlagenaufgaben übernimmt die Erstverwaltung bereits regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten:

  • Vorbereitung und Durchführung der ersten Eigentümerversammlung, in der grundlegende Entscheidungen getroffen und die Eigentümer über ihre Rechte und Pflichten informiert werden.
  • Kontrolle und Kommunikation mit dem Bauträger bei Mängeln am Gemeinschaftseigentum. Hierbei ist insbesondere das gesetzliche Zeitfenster von in der Regel fünf Jahren für die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen zu beachten.

Die Unterscheidung zwischen einmaligen und wiederkehrenden Maßnahmen macht deutlich, dass die Erstverwaltung nicht nur den rechtlichen und organisatorischen Rahmen für eine neu gegründete WEG schafft, sondern auch den Übergang in eine langfristig stabile und geordnete Verwaltung vorbereitet.

5. Die erste Eigentümerversammlung

Die erste Eigentümerversammlung stellt den organisatorischen Startpunkt einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) dar und hat daher eine besondere Bedeutung. Sie dient nicht nur der formellen Konstituierung der Gemeinschaft, sondern auch der Beschlussfassung über wesentliche Grundlagen der Verwaltung.

Zu den typischen Tagesordnungspunkten gehören die Genehmigung des ersten Wirtschaftsplans, die mögliche Wahl eines Verwaltungsbeirats, der Abschluss von Dienstleistungs- und Versicherungsverträgen sowie die Klärung organisatorischer Fragen im Hinblick auf das Gemeinschaftseigentum. Darüber hinaus erhalten die Eigentümer erstmals eine umfassende Information über ihre Rechte und Pflichten und können offene Fragen mit der Verwaltung klären.

Die Teilnahme aller Eigentümer ist in dieser Phase besonders wichtig. Beschlüsse werden nach den gesetzlichen Vorgaben der WEG-Ordnung gefasst und haben für sämtliche Mitglieder der Gemeinschaft bindende Wirkung. Wer nicht anwesend ist, kann zwar seine Stimme durch Vollmacht übertragen, verzichtet aber auf die Möglichkeit, aktiv Einfluss auf die grundlegenden Entscheidungen zu nehmen. Gerade weil in der ersten Versammlung die Weichen für die künftige Verwaltungspraxis gestellt werden, ist die persönliche Teilnahme von entscheidender Bedeutung, um die Interessen jedes Eigentümers angemessen einzubringen und spätere Konflikte zu vermeiden.

Damit ist die erste Eigentümerversammlung weit mehr als ein formaler Pflichttermin, sie legt die Basis für eine funktionierende, transparente und langfristig stabile Eigentümergemeinschaft.

6. Mängelmanagement und Gewährleistung

Ein zentrales Thema in der Erstverwaltung einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist der Umgang mit Baumängeln am Gemeinschaftseigentum. Gerade in den ersten Jahren nach Fertigstellung eines Neubaus treten häufig technische oder bauliche Mängel auf, die im Rahmen der gesetzlichen Gewährleistungspflicht geltend gemacht werden müssen.

Die Gewährleistungsfrist sind gesetzlich geregelt. Innerhalb dieses Zeitraums können Eigentümer Ansprüche gegenüber dem Bauträger geltend machen. Damit diese nicht verfallen, ist eine sorgfältige Dokumentation der Mängel von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört die schriftliche Festhaltung von Schäden, die Anfertigung von Fotos und im Zweifel die Beauftragung von Sachverständigen.

Die Rolle der Erstverwaltung besteht darin, die Interessen der Eigentümergemeinschaft zu bündeln und für eine fristgerechte und geordnete Kommunikation mit dem Bauträger zu sorgen. Sie hat die Aufgabe, Mängelanzeigen an den Bauträger weiterzuleiten, die Umsetzung von Nachbesserungen zu überwachen und über den Stand der Mängelbearbeitung zu informieren.

Gerade hier können Interessenkonflikte entstehen: Da der Erstverwalter häufig vom Bauträger eingesetzt wird, ist seine Neutralität für die Gemeinschaft besonders kritisch. Umso wichtiger ist es, dass Eigentümer aktiv mitwirken, Mängel selbst melden und Nachweise sichern, um die Durchsetzung der Ansprüche abzusichern.

Ein konsequentes Mängelmanagement in den ersten Jahren ist für die langfristige Werterhaltung des Gebäudes unverzichtbar. Werden Ansprüche nicht rechtzeitig oder nicht vollständig verfolgt, trägt die Eigentümergemeinschaft die Folgekosten später allein.

7. Fazit

Die Erstverwaltung nimmt eine zentrale Rolle im Aufbau einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ein. Sie legt die organisatorischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Grundlagen, auf denen die Gemeinschaft langfristig aufbauen kann. Von der ordnungsgemäßen Dokumentation über die Erstellung des ersten Wirtschaftsplans bis hin zur Einberufung der ersten Eigentümerversammlung werden in dieser Phase die entscheidenden Weichen gestellt.

Besonders hervorzuheben ist die gesetzlich geregelte Amtszeit des Erstverwalters, die Konflikte mit dem Bauträger vermeiden und den Eigentümern frühzeitig Gestaltungsspielräume eröffnen soll. Damit verbunden ist die Verantwortung der Gemeinschaft, sich rechtzeitig mit Fragen der Verwalterwahl, der Vertragsgestaltung und einer möglichen Nachfolgeregelung auseinanderzusetzen.

Von der Beachtung der Gemeinschaftsordnung und Verteilungsschlüssel über die sachgerechte Aufstellung von Wirtschaftsplänen bis hin zum konsequenten Mängelmanagement, ein klar strukturiertes Vorgehen in der Erstverwaltung ist entscheidend, um die Interessen der Eigentümergemeinschaft nachhaltig zu sichern.

Eine erfolgreiche Erstverwaltung ist weit mehr als eine Übergangsphase. Sie bildet das Fundament für eine stabile, transparente und konfliktfreie Verwaltungspraxis, die den langfristigen Wert des Gemeinschaftseigentums sichert.

Professionelle Erstverwaltung für Neubauten und neu gegründete WEGs

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