Verwaltervollmacht: Gesetzliche Grundlagen und Rechte des WEG-Verwalters
Was ist eine Verwaltervollmacht und warum ist sie für eine WEG so wichtig?
Die Verwaltervollmacht spielt eine zentrale Rolle bei der professionellen Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Sie legt genau fest, welche Aufgaben und Befugnisse der Verwalter im Namen der Gemeinschaft übernehmen darf, etwa in rechtlichen, finanziellen oder organisatorischen Belangen. Geregelt wird sie im Wohnungseigentumsgesetz (WEG), ergänzt durch die Teilungserklärung und den Verwaltervertrag.
Im weiteren Verlauf dieses Beitrags wird erläutert, welche konkreten Befugnisse die Verwaltervollmacht umfasst, wie sie rechtlich einzuordnen ist und welche Bedeutung sie in der Praxis hat.
Autor: Dennis Rudowski - 24.03.2025
1. Gesetzliche Grundlage der Verwaltervollmacht des WEG-Verwalters
Die Vertretungsbefugnis des WEG-Verwalters ergibt sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dabei ist zwischen der Geschäftsführungsbefugnis des Verwalters im Innenverhältnis und seiner Vertretungsmacht gegenüber Dritten im Außenverhältnis zu unterscheiden.
Die gesetzlichen Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters ist in § 27 Abs. 1 WEG geregelt:
„Der Verwalter ist berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.
Der Umfang dieser Befugnisse kann durch Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft oder durch Regelungen im Verwaltervertrag im Innenverhältnis konkretisiert, erweitert oder eingeschränkt werden.
Die Vertretung der Gemeinschaft nach außen ergibt sich hingegen aus § 9b Abs. 1 WEG. Danach vertritt der Verwalter die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gerichtlich und außergerichtlich. Das bedeutet: Der Verwalter darf im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft handeln, soweit dies im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung erfolgt oder ein entsprechender Beschluss der Eigentümergemeinschaft vorliegt.
2. Umfang der Verwaltervollmacht nach § 27 Abs. 1 und § 9b WEG
Laut § 27 Abs. 1 und § 9b WEG umfasst die Vertretungsbefugnis des Verwalters unter anderem folgende Aufgaben:
- Abschluss und Kündigung von Verträgen, z. B. für Hausmeisterdienste oder Versicherungen.
- Entgegennahme und Geltendmachung von Zahlungen und Forderungen der WEG.
- Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens.
- Durchführung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.
Bestimmte Maßnahmen, insbesondere außergewöhnliche Rechtsgeschäfte oder Handlungen von erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung (z. B. Darlehensaufnahmen, Verkauf von Gemeinschaftseigentum), bedürfen jedoch eines Beschlusses der Eigentümergemeinschaft.
3. Erteilung einer gesonderten Verwaltervollmacht
In bestimmten Situationen ist es erforderlich, dass der WEG-Verwalter über eine gesonderte, schriftliche Vollmacht verfügt, um gegenüber Dritten rechtlich handlungsfähig zu sein. Sie ist häufig erforderlich, um bestimmte Rechtsgeschäfte vorzunehmen, bei denen der Verwalter im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber Dritten handelt und der Verwaltervertrag allein nicht als ausreichender Nachweis der Vertretungsbefugnis anerkannt wird.
Typische Beispiele sind:
- Banken, etwa für die Verfügung über ein WEG-Konto
- Versicherungen
- Behörden oder Gerichte, wenn die Vertretungsbefugnis ausdrücklich nachgewiesen werden muss
Eine solche Vollmacht kann durch Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft erteilt werden, in der Praxis jedoch, geschieht dies häufig im Zusammenhang mit der Bestellung des Verwalters, etwa im Bestellungsbeschluss selbst oder durch einen gesonderten Beschluss der Eigentümerversammlung.
Die Vertretungsmacht des Verwalters ergibt sich grundsätzlich bereits aus § 9b Abs. 1 WEG. Eine gesonderte Vollmacht begründet daher in der Regel keine neue Vertretungsmacht, sondern dient lediglich als Nachweis der bestehenden Vertretungsbefugnis gegenüber Dritten.
4. Grenzen der Verwaltervollmacht
Die Verwaltervollmacht ist nicht unbegrenzt. Der WEG-Verwalter darf nur solche Maßnahmen eigenständig treffen, die im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung liegen und keine erheblichen Verpflichtungen für die Wohnungseigentümergemeinschaft begründen (§ 27 Abs. 1 WEG).
Entscheidungen von größerer wirtschaftlicher oder rechtlicher Bedeutung bedürfen hingegen grundsätzlich eines Beschlusses der Wohnungseigentümergemeinschaft. Dies gilt insbesondere für wesentliche Vermögensdispositionen oder bauliche Veränderungen am Gemeinschaftseigentum (§ 20 WEG). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass grundlegende Entscheidungen von den Wohnungseigentümern gemeinsam getroffen werden.
Zudem können die Wohnungseigentümer den Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss in einer Eigentümerversammlung abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG). Mit der Abberufung endet die Stellung des Verwalters und damit auch seine Vertretungsmacht. Der Verwaltervertrag bleibt hiervon grundsätzlich unberührt, endet jedoch spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
5. Verwalterwechsel: Erlöschen der Verwaltervollmacht
Mit der Abberufung des Verwalters durch Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft endet seine Stellung als Verwalter (§ 26 Abs. 3 WEG). Damit erlischt zugleich seine Vertretungsmacht nach § 9b WEG, sodass er die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nicht mehr gerichtlich oder außergerichtlich vertreten darf.
Von der Abberufung zu unterscheiden ist jedoch der Verwaltervertrag. Dieser ist ein eigenständiger schuldrechtlicher Vertrag zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Verwalter. Wird der Verwalter abberufen, bleibt der Verwaltervertrag grundsätzlich zunächst bestehen.
Nach der seit der WEG-Reform 2020 geltenden Regelung endet der Verwaltervertrag jedoch spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Bis zu diesem Zeitpunkt kann grundsätzlich weiterhin ein Vergütungsanspruch des Verwalters bestehen.
Mit dem Ausscheiden aus dem Amt ist der ehemalige Verwalter verpflichtet, die Verwaltung ordnungsgemäß zu übergeben. Dazu gehört insbesondere die unverzügliche Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen, Kontoinformationen und Dokumente an den neu bestellten Verwalter oder – sofern noch kein neuer Verwalter bestellt wurde – an die Wohnungseigentümergemeinschaft.
6. Verwaltervollmacht: Antworten auf die wichtigsten Fragen (FAQ)
Befugnisse des Verwalters
Grenzen der Verwaltervollmacht
Abberufung und Widerruf
7. Fazit
Die Verwaltervollmacht des WEG-Verwalters ergibt sich im Wesentlichen aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), insbesondere aus § 27 WEG und § 9b WEG. Sie bestimmt, in welchem Umfang der Verwalter die Wohnungseigentümergemeinschaft im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung vertreten und für sie handeln darf.
Die Befugnisse des Verwalters können durch Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft oder durch Regelungen im Verwaltervertrag näher konkretisiert, erweitert oder eingeschränkt werden. Für Maßnahmen von größerer wirtschaftlicher oder rechtlicher Bedeutung, die über die laufende Verwaltung hinausgehen, ist jedoch regelmäßig ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft erforderlich.
Mit der Abberufung oder dem Wechsel des Verwalters endet zugleich seine Vertretungsmacht, sodass er die Wohnungseigentümergemeinschaft nicht mehr nach außen vertreten darf.
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