Rudowski Hausverwaltung

Umlaufbeschluss WEG: Gesetzliche Grundlagen & Anwendung

Grundlagen, Formanforderungen und Anwendungsbereich des Umlaufbeschlusses

Der Umlaufbeschluss verbindet strenge Formvorgaben mit hoher Flexibilität: Statt einer Präsenz‑ oder Online‑Versammlung stimmen alle Wohnungseigentümer schriftlich oder elektronisch in Textform (§ 126b BGB) ab – zum Beispiel per E‑Mail, Fax oder eingeschriebenem Brief. Nach § 23 Abs. 3 WEG ist dafür grundsätzlich Einstimmigkeit erforderlich.

Seit der WEG‑Reform 2020 können die Eigentümer vorab mit Mehrheitsbeschluss festlegen, dass im anschließenden Umlaufverfahren bereits die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Damit eignet sich der Umlaufbeschluss vor allem für eilige, überschaubare oder organisatorisch aufwändige Beschlussgegenstände – allerdings nur, wenn Textform und Dokumentation lückenlos eingehalten werden.

Autor: Dennis Rudowski - 11.05.2025

Umlaufbeschluss WEG – Inhaltsverzeichnis

Inhalt:

1. Gesetzliche Grundlagen nach § 23 Abs. 3 WEG

§ 23 Abs. 3 WEG bildet die rechtliche Basis des Umlaufbeschlusses: „Ein Beschluss kann auch ohne Versammlung gefasst werden, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu dem Beschluss in Textform erklären (Umlaufbeschluss).“

Damit sind zwei Bedingungen zwingend:

Einstimmigkeit – jede Stimme muss positiv abgegeben werden; schon das Schweigen eines Eigentümers lässt den Beschluss scheitern.

Textform gemäß § 126b BGB – die Zustimmung muss dauerhaft lesbar und eindeutig einer Person zuzuordnen sein (z. B. E‑Mail, Fax, unterschriebener Brief).

Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, ist der Umlaufbeschluss unwirksam.

2. Was bedeutet Textform nach § 126b BGB

Für die Zustimmung im Umlaufverfahren genügt Textform, nicht aber die strengere Schriftform. Eine eigenhändige Unterschrift ist also entbehrlich, solange die Erklärung …

nachvollziehbar (Absender eindeutig erkennbar),
dauerhaft lesbar (auf einem Medium gespeichert, das nicht einseitig verändert werden kann) und
einer Person zuzuordnen ist.

§ 126b BGB definiert dies so: „Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben werden […].“

Zulässig sind daher beispielsweise:

E‑Mail mit Absenderangabe,
Fax,
postalischer Brief (auch maschinenschriftlich oder gescannt),
PDF‑Dokument im internen Eigentümerportal.

Nicht ausreichend sind rein mündliche Zusagen oder Telefonanrufe, da sie weder dauerhaft dokumentiert noch eindeutig nachprüfbar sind.

3. Besonderheit: Vereinfachter Umlaufbeschluss seit 2020

Im Zuge der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Jahr 2020 wurde § 23 Abs. 3 um einen wichtigen neuen Satz ergänzt. Dieser erlaubt es den Wohnungseigentümern, durch Mehrheitsbeschluss ein Umlaufverfahren unter erleichterten Bedingungen einzuleiten:

§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG: „Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass der Beschluss in einem solchen Verfahren mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst wird.“

Das bedeutet konkret: Die Eigentümerversammlung kann im Vorfeld per Mehrheitsbeschluss festlegen, dass für einen bestimmten Beschluss im Umlaufverfahren nicht – wie ursprünglich vorgesehen – die Zustimmung aller Wohnungseigentümer erforderlich ist. Stattdessen genügt dann die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Beispiel:
Auf einer Eigentümerversammlung wird mehrheitlich beschlossen: „Der Beschluss über die Neugestaltung des Gartens kann im Umlaufverfahren mit Stimmenmehrheit gefasst werden.“ In diesem Fall ist es im anschließenden Umlaufverfahren ausreichend, wenn die einfache Mehrheit der Eigentümer, die sich beteiligen, zustimmt – unabhängig davon, ob alle Eigentümer überhaupt abstimmen. Diese Regelung erleichtert die Beschlussfassung in der Praxis erheblich, insbesondere bei weniger kontroversen Themen oder wenn eine zeitnahe Entscheidung außerhalb einer Versammlung notwendig ist.

4. Ablauf eines klassischen Umlaufbeschlusses (einstimmig)

Ein klassischer Umlaufbeschluss setzt grundsätzlich die Zustimmung aller Wohnungseigentümer in Textform voraus. Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

Erstellung des Beschlussentwurfs:
Die Hausverwaltung oder ein einzelner Wohnungseigentümer formuliert einen konkreten Beschlussvorschlag.
Versand an alle Eigentümer:
Der Beschlussentwurf wird sämtlichen Wohnungseigentümern in Textform (z. B. per E-Mail, Fax oder Brief) übermittelt.
Abgabe der Zustimmung:
Jeder einzelne Wohnungseigentümer muss seine Zustimmung in Textform erteilen. Eine mündliche Zustimmung oder ein Schweigen genügt rechtlich nicht.
Erforderliche Einstimmigkeit:
Der Beschluss kommt nur zustande, wenn ausnahmslos alle Eigentümer fristgerecht und in Textform zustimmen. Selbst eine einzige fehlende oder ablehnende Stimme führt zur Unwirksamkeit des Beschlusses.
Dokumentation durch die Verwaltung:
Nach Eingang aller Zustimmungen dokumentiert die Hausverwaltung den zustande gekommenen Umlaufbeschluss ordnungsgemäß – beispielsweise in der Beschlusssammlung oder per schriftlicher Zusammenfassung an die Eigentümergemeinschaft.

5. Vorteile und Grenzen des Umlaufverfahrens

Das Umlaufverfahren stellt eine praktische Alternative zur klassischen Eigentümerversammlung dar – insbesondere bei dringenden oder weniger kontroversen Angelegenheiten. Es bringt jedoch nicht nur Vorteile, sondern hat auch klare Grenzen.

Vorteile des Umlaufverfahrens:

Zeit- und ortsunabhängig:
Beschlüsse können gefasst werden, ohne dass eine Versammlung einberufen werden muss – das spart Zeit und Aufwand.
Flexibel einsetzbar:
Besonders geeignet für einfache oder formale Entscheidungen, bei denen kein großer Diskussionsbedarf besteht (z. B. Beauftragung kleinerer Reparaturen, Zustimmung zu Verwaltungsformalitäten).
Schnelle Umsetzung möglich:
Bei dringenden Themen kann ein Umlaufbeschluss deutlich schneller erfolgen als das Einberufen und Durchführen einer Eigentümerversammlung.

Grenzen und Nachteile des Umlaufverfahrens:

Einstimmigkeit im klassischen Verfahren erforderlich:
Ohne vorherigen Mehrheitsbeschluss gemäß § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG ist ein Umlaufbeschluss nur bei einstimmiger Zustimmung aller Eigentümer gültig – was in der Praxis häufig schwer zu erreichen ist.
Kein persönlicher Austausch:
Anders als in einer Versammlung findet keine gemeinsame Diskussion statt. Argumente können nicht unmittelbar ausgetauscht oder Meinungen hinterfragt werden.
Ungeeignet bei komplexen oder konfliktbehafteten Themen:
Bei weitreichenden oder kontroversen Entscheidungen (z. B. baulichen Veränderungen oder kostspieligen Maßnahmen) ist eine persönliche Beratung und Abstimmung oft unerlässlich.

6. Fazit

Der Umlaufbeschluss stellt ein rechtlich anerkanntes Instrument der Beschlussfassung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) dar. Er ermöglicht es, Entscheidungen außerhalb einer förmlichen Eigentümerversammlung zu treffen – schnell, schriftlich und flexibel.

Dabei gilt grundsätzlich: Ohne vorherige Erleichterung durch Mehrheitsbeschluss ist Einstimmigkeit erforderlich. Nur wenn alle Eigentümer dem Beschlussvorschlag in Textform zustimmen, kommt der Umlaufbeschluss im klassischen Verfahren zustande. Seit der WEG-Reform 2020 kann jedoch vorab mit einfacher Mehrheit beschlossen werden, dass ein Beschluss im Umlaufverfahren mit Stimmenmehrheit gefasst werden darf – was die praktische Anwendung erheblich erleichtert.

Unabhängig vom gewählten Verfahren ist eine sorgfältige und dokumentierte Durchführung durch die Verwaltung unerlässlich.

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